🗂️ Module 15: Documentation in Practice
🗂️ Module 15: Documentation in Practice
🗂️ Модуль 15: Документирование на практике
🎯 Purpose
🎯 Цель
To teach how and why documentation is done in building damage work, what must be recorded, and how proper documentation affects payment, quality, and trust.
Обучить, как и зачем ведётся документация в сфере устранения строительных повреждений, что должно быть зафиксировано и как это влияет на оплату, качество и доверие.
📸 1. Why documentation matters
📸 1. Зачем нужна документация
-
Without documentation, the company may not get paid
Без документации компания может не получить оплату -
Documentation proves what has been done
Документация подтверждает выполненные работы -
Required by insurance companies and clients
Требуется страховыми компаниями и заказчиками -
Prevents misunderstandings and conflicts
Предотвращает недоразумения и споры -
Helps project managers with calculations
Помогает менеджерам по проекту делать расчёты
📝 2. What must always be documented
📝 2. Что всегда должно быть задокументировано
| Task or Action | Действие | Must Document | Что фиксировать |
|---|---|---|---|
| Start of job | Начало работ | Before-photos, description | Фото «до», описание |
| Covering/protection | Защита/укрытие | Photos of plastic, tape, notes | Фото укрытий, комментарии |
| Use of machines | Использование техники | Machine type, serial number, photo | Тип, серийный номер, фото |
| Waste handling | Обращение с отходами | Photo of sorting, amount, bags | Фото сортировки, объём, мешки |
| End of job | Завершение работ | After-photos, final notes | Фото «после», итоговые записи |
🧰 3. Tools for documentation
🧰 3. Инструменты для документирования
-
Mobile phone camera
Камера мобильного телефона -
Notepad or digital report app
Блокнот или приложение для отчётов -
Project leader’s system (uploaded photos)
Система прораба (загрузка фото) -
Stickers or labels on equipment
Наклейки или метки на оборудовании
📷 4. Photo rules
📷 4. Правила фото-документирования
✅ Photos must be:
✅ Фото должны быть:
-
Clear and in focus
Чёткими и в фокусе -
Taken from multiple angles
С разных углов -
Showing the whole area or machine
Показывающими всю зону или технику -
Uploaded or sent daily
Загружены или отправлены ежедневно -
Labeled or described (example: “floor covered with plastic”)
Подписаны или описаны (пример: «пол укрыт плёнкой»)
🚫 Do not send photos via private apps (Snapchat, Messenger)
🚫 Не отправляйте фото через личные мессенджеры
📦 5. Special cases to document
📦 5. Особые случаи, которые нужно документировать
-
If damage is more extensive than expected
Если повреждения обширнее, чем предполагалось -
If the walk distance is long or difficult
Если путь до объекта длинный или сложный -
If client adds tasks that weren’t planned
Если клиент добавляет задачи вне плана -
If equipment fails or gets blocked
Если техника сломалась или мешает -
If you are stopped by a neighbor or tenant
Если вас останавливает сосед или жилец
✅ These can all affect payment
✅ Всё это может повлиять на оплату
🧠 Summary
🧠 Итог
✅ Document everything: before, during, after
✅ Документируйте всё: до, во время и после
✅ Use photos and notes clearly
✅ Используйте чёткие фото и записи
✅ Report any problems or changes
✅ Сообщайте о проблемах и изменениях
✅ Good documentation = professional trust
✅ Хорошая документация = профессиональное доверие